Il peut, de même, être nécessaire d'établir des états financiers mensuels avant les réunions périodiques du conseil d'administration. 40 pages. Avant d'utiliser de manière généralisée le PORTEFEUILLE CLASSÉ À RISQUE, on employait le plus souvent le MONTANT TOTAL DES IMPAYÉS pour déterminer la qualité du portefeuille. ? Deuxièmement, il est important de déterminer où commence et où finit tel ou tel processus. Une institution dont les échéances ne sont pas synchronisées risque de devoir modifier la rémunération de ses dettes, par exemple en relevant le taux de rémunération des livrets d'épargne. type de calcul des intérêts : intérêts sur capital restant dû ou intérêts constants date de décaissement : date à laquelle le montant du prêt est versé au client, numéro du chèque : numéro du chèque présenté au client, ? SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions, 1995. En mars 1997, ce système était utilisé par plus de 900 bureaux (sièges et agences) d'intermédiaires financiers variés, tels que des mutuelles de crédit, des institutions spécialisées dans le crédit agricole, d'importantes coopératives et des banques commerciales. Par exemple, il faudra diviser la somme des différents soldes par 13 pour obtenir la moyenne annuelle. En effet, celui-ci aura beau présenter toutes les caractéristiques requises, il sera inutile s'il n'est pas possible d'obtenir un appui technique rapide et fiable. Il serait bon de constituer des journaux témoins pour : ? l'utilisation d'une multitude de techniques pour le traitement des questions de portefeuille (calcul des taux d'intérêt et des pénalités, liens entre l'épargne. maintenance, modifications et examens périodiques ? 3030   DOTATION EN CAPITAL, EXERCICE EN COURS. Les avis fournis par les programmeurs par une autre institution, il lui faut consacrer suffisont souvent dictés davantage par leurs préférences que samment de temps à l'examen de son fonctionnement par les besoins de l'institution. Il est par contre souvent crucial pour elles d'avoir un système qui leur permette de déterminer, en temps opportun et avec exactitude, la situation de leur portefeuille. Par exemple, un rapport peut regrouper les produits et les charges par centre de profit (agences) ou par programme (crédit, formation). Le programme doit empêcher les utilisateurs de passer facilement d'une période comptable à une autre. Dans tous les cours élémentaires de gestion des entreprises, il est dit que l'objectif final des entreprises commerciales et industrielles (banques commerciales comprises) est de maximiser la richesse des actionnaires en maximisant les bénéfices. Pour lutter de manière efficace contre la fraude, il faut à la fois utiliser les options de sécurité du système d'information, appliquer les contrôles internes et responsabiliser l'équipe d'encadrement. Lorsque le système est protégé par un mot de passe, le programme exige que l'utilisateur entre un mot de passe général lorsqu'il exécute la procédure d'entrée en communication. Bien que le guide pratique fournisse de nombreuses informations générales, il traite essentiellement des systèmes d'information de gestion dont ont besoin les institutions de microfinance de taille moyenne à grande, qui cherchent à développer leurs opérations. Au siège, le département du suivi et celui de l'audit interne contrôlent périodiquement les flux de trésorerie et vérifient l'exactitude des registres. En principe, plus l'institution utilisera et connaîtra son système d'information de gestion, plus elle sera en mesure de résoudre les problèmes, et moins l'appui technique sera cher. Chaque ligne correspond à un compte de client, à une agence ou à un agent de crédit, et chaque colonne à une rubrique ou à un indicateur financier, tel que le solde du prêt, la date du décaissement ou un numéro de téléphone. Lorsqu'une caisse effectue un remboursement pour le compte de 33 de ses 35 membres, l'intégralité du prêt est normalement classée à risque sur la base de l'indicateur du PORTEFEUILLE À RISQUE, alors même que 33 clients ont payé en temps voulu. Les trois principaux indicateurs de rentabilité décrits dans cette section (REN-. Ce guide pratique aborde un grand nombre de difficultés soulevées par le transfert d'un système informatique d'une institution à une autre. Ce programmeur doit-il être un consultant ou un salarié à temps plein ? Tous les manuels de gestion bancaire couramment employés consacrent en outre au moins un chapitre à ce type d'analyse. Correction des erreurs d'enregistrement des opérations, ? Les quatre premiers chiffres sont des numéros de comptes généraux. Il a été suggéré, notamment, d'utiliser le taux d'inflation, le taux interbancaire des emprunts, le taux de base des banques, ou le taux que, selon les estimations, l'institution devrait payer pour pouvoir emprunter sur le marché (et qui est probablement plus élevé que le taux de base). Les charges d'exploitation sont définies, à cette fin, de la même manière que dans le compte de résultat (en ce sens qu'elles incluent les salaires, les frais de gestion, l'amortissement et les frais généraux, mais non les frais financiers et les provisions pour créances douteuses). Or, il est possible de résoudre ces deux problèmes en préparant de bons documents de référence et en donnant une solide formation aux intéressés. 3. Il est nécessaire d'avoir un mécanisme de répartition automatique du montant des remboursements qui ne sont pas effectués conformément au calendrier initial ou sont partiels. Il est relativement facile de se procurer un programme de comptabilité capable, au minimum, de, remplir les fonctions élémentaires qu'on attend d'une institution de microfinance. Le programmeur de la base de données se fonde sur des descriptions et diagrammes du système et les besoins des utilisateurs pour concevoir une structure qui produira les informations requises. Dotations aux amortissements et aux provisions, 671  Valeur comptable des éléments d'actifs cédés, 7011   Intérêts sur crédits à court terme, 7012   Intérêts sur crédits à moyen et long termes, 7023   Produits des valeurs mobilières de placement, 7024   Produit net cession des valeurs mobilières de placement, 76. Quels nouveaux produits financiers l'institution prévoit-elle d'offrir ? Quel sera le nombre d'utilisateurs ? ? le système ne fonctionnera jamais convenablement. Lorsqu'il est possible d'utiliser plusieurs modes de décaissement, il est important de se référer au plan comptable et d'adopter un moyen d'indiquer le mode de décaissement retenu. Le guide pratique postule que le succès de l'élaboration d'un système d'information de gestion dépend de trois facteurs fondamentaux. Elle demande donc à obtenir toutes les informations que le système peut générer et se heurte à un nouvel écueil. ? Il présente ces informations par agence et pour l'ensemble de l'institution et sépare les données sur les prêts remboursés conformément au calendrier et sur les prêts improductifs des données sur les prêts rééchelonnés. un prêt peut être en retard de trois échéances, mais la situation est moins grave si le client a récemment effectué un remboursement que s'il n'a rien payé depuis 90 jours. Production de rapports complets, comprenant tous les indicateurs types de rendement et de qualité des prêts : taux de remboursement, taux d'impayés, taux d'abandon de créances, indicateurs du portefeuille à risque, analyse matricielle et graphique détaillée des décaissements de prêts, rapports et prévisions concernant le portefeuille et la trésorerie. Gestion des Stocks par un Système d'Information Informatisé -par … Ce chapitre décrit un type d'organisation des données permettant de les présenter d'une manière exploitable par leurs utilisateurs, à savoir les clients, le personnel de terrain, les directeurs d'agence et les directeurs régionaux, le personnel de direction, les membres du conseil d'administration, les actionnaires et les bailleurs de fonds. Il fait alors la somme des montants portés dans ces colonnes, qu'il divise ensuite par le montant total du portefeuille pour obtenir le pourcentage du portefeuille en retard de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours, et ainsi de suite. ? De quelle manière peut-on s'assurer qu'elles ont été remplies ? Un contrat type couvrant le logiciel et cinq jours de services de formation et de consultation se chiffre à environ 3 000 livres sterling. Comparaison du rendement et du taux d'inflation (diagramme linéaire à deux lignes). Aucun débat sur les systèmes d'information de gestion des institutions de microfinance ne peut être considéré comme clos tant qu'il n'a pas été procédé à un examen approfondi des indicateurs financiers et de gestion. la question de la propriété du code source, et de négocier avec le plus grand soin le coût et la disponibilité de l'appui technique (voir l’encadré 5.4, page 87). ? Margaret Bartel et coll., Financial Management Ratios I : Analyzing Profitability in Microcredit Programs (New York ; PACT Publications, 1994, p. 6). La présente section récapitule les principaux rapports qui doivent être établis pour chaque niveau d'utilisateurs. Pour un système très répandu de gestion de portefeuilles de microcrédits, il est possible de se procurer le logiciel pour seulement 500 dollars, mais il faut aussi conclure un contrat d'assistance technique pour l'installer, configurer le système et former le personnel, ce qui coûtera en moyenne 50 000 dollars à l'institution. DEMENT RETRAITÉ DE L’ACTIF ; RENDEMENT RETRAITÉ DES FONDS PROPRES ; et PÉRENNITÉ FINANCIÈRE) sont donc établis à partir d'états financiers retraités afin de compenser l'effet des subventions extérieures. Plus tard, s'il leur arrive de rendre visite à un client défaillant pour discuter d'un retard de paiement, ils ne sauront rien de l'historique de son compte. Les informations portées dans les colonnes relatives à chacun des éléments décrivent l'élément en question. Les institutions de microfinance ont un large choix car elles n'ont pas besoin d'un système conçu spécifiquement pour les opérations de microfinance ou même de crédit commercial. ? Lorsque des écarts sont observés, il peut être nécessaire d'effectuer des retraitements en milieu d'exercice, voire même de réviser le plan d'exploitation annuel. La banque venait d'entreprendre la mise au point d'un système d'information pour l'ensemble de ses opérations. Il suit la structure du plan comptable et non celle des flux financiers du compte simplifié. Système central et en ligne d'information de la clientèle. Ce résultat intermédiaire fait alors l'objet de trois retraitements : ? 61-90 jours                                                                                                                                                                       Plus de 90 jours, Nbre     %       À risque %              Nbre   %      À risque   %        Nbre     %     À risque       %            Nbre      %       À risque      %, Imprimé : 8/01/97  13:50 Préparé par : A. Wong. Le portefeuille classé à risque de l'agence District Est a fortement augmenté par suite des troubles politiques qui ont sévi dans la région. Ce trimestre, ESSOR s'est développé plus rapidement que ne le laissaient prévoir la plupart des projections. Les crédits à court terme coûtent parfois plus cher aux institutions car celles-ci doivent en accorder plus souvent afin de maintenir le montant de leur portefeuille au même niveau. F : Rapports sur la situation de trésorerie, ? documents comptables, dossiers de clients, rapports du personnel. Ce rapport compare les valeurs d'actif et de passif qui arrivent à échéance ou peuvent être révisées à la hausse ou à la baisse pendant la période couverte par l'analyse, six mois par exemple (se reporter à la section 4.4.3 pour de plus amples informations). Procédures de relance du système et de récupération des données, 5.3.8  Étape 8 : Utilisation des deux systèmes en parallèle. 5.2.2  Étape 2 : Mise au point de la structure du système. Description des procédures de contrôle interne et de confirmation des flux d'informations. Dans les grands livres, les comptes vont, en règle générale, des comptes d'actif et de passif les plus liquides (comptes de caisse) aux moins liquides (immobilisations). Profil flexible des modalités de sécurité d'accès. ? Cette PSSI comprend un ensemble de règles de … Un système de comptabilité informatique donne lieu à la saisie directe des opérations dans le grand livre et permet à l'utilisateur de produire tous les rapports dont il a besoin grâce à la fonction requête. les questions d'échelle, et de centralisation ou de décentralisation ; ? Il importe de toujours disposer d'une certaine marge pour faire face aux imprévus, dont le montant doit être fonction des observations passées. La publication en 1991 de la monographie d'ACCION intitulée The Hidden Beast : Delinquency in Microenterprise Credit Programs a marqué un tournant crucial dans les activités de suivi de la qualité du portefeuille9. Si une personne modifie les données qui figurent dans l'enregistrement, par exemple en modifiant l'encours d'un prêt ou un taux d'intérêt, le total de contrôle cesse d'être valide et le système peut détecter et indiquer l'infraction. C'est de cette manière qu'une base de données stocke les informations. Le coût d'une telle opération peut facilement dépasser 100 000 dollars, mais l'institution n'a le choix que de s'exécuter ou de ne plus pouvoir automatiser certaines fonctions, ce qui ne manquerait pas de lui poser de graves difficultés. Traitement en ligne de la demande de prêt, ? Aussi, l'une des principales tâches du groupe de travail consiste à déterminer jusqu'à quel point l'institution peut pousser cette opération. Si la comptable souhaite connaître le montant total des frais salariaux, elle peut interroger le système pour obtenir le solde du compte 5010*, l'étoile indiquant au logiciel qu'il doit étendre la recherche à tous les comptes portant le numéro 5010. BACCALAUREAT STMG Sciences et Technologies du Management et de la Gestion spécialité Systèmes d’information de gestion févr.-21 Page 3 • communiquer pour collaborer, qui examine la prise en charge des besoins d’interaction entre les acteurs ; • rechercher la performance du système d’information, qui Le numérateur doit comporter l'ensemble des prêts autres que les premiers prêts accordés aux nouveaux clients. Cet équipement devrait suffire aux agences puisque les versements sont effectués auprès des banques commerciales locales. Les programmeurs et les sociétés inforcice, lorsque des opérations particulières sont ac- matiques protègent leurs codes sources, car c'est de ces derniers complies). ? ? Ce modèle définit et maintient également les relations entre les tables. ? La première partie de cette brève étude décrit les rapports de base qui doivent être produits par tous les systèmes de comptabilité, quels qu'ils soient (bilan, comptes de résultat et situation du portefeuille), et fournit d'utiles définitions des termes qui y sont employés. L'institution définit ses besoins, effectue une première évaluation des diverses possibilités, puis prépare un document d'orientation dans lequel elle présente une ligne d'action. Chaque table contient des informations se rapportant à un fichier particulier, comme le fichier des clients ou le fichier des prêts. Par exemple, la comparaison du pourcentage des dépenses totales consacrées aux salaires d'une année sur l'autre peut être plus instructive qu'une simple comparaison des charges salariales totales annuelles. La liste présentée ici est loin d'être exhaustive et la plupart des institutions de microfinance, sur la base de caractéristiques qui leur sont propres, choisiront d'y ajouter certains autres indicateurs tels que leurs sources de financement, leur structure institutionnelle, leurs méthodes de crédit et la gamme de leurs services (le tableau 4.1 indique les principales raisons d'employer un indicateur donné). S'adresser à PACT Publications, 777 United Nations Plaza, New York, NY 10017, télécopie : 212-696-9748, courriel : . Système d’information et informatique – Le système d’informationun rôle central puisqu’il alimente l’entreprise en infor a - mations. Les ouvrages qui suivront seront consacrés aux directives pour les audits, à la planification stratégique, et aux projections financières. De quelle manière les besoins des utilisateurs évolueront-ils à l'avenir et de quelle manière cette évolution influera-t-elle sur la conception du système d'information ? S'adresser à PACT Publications, 777 United Nations Plaza, New York, NY 10017, télécopie : 212-696-9748, courriel : . Possibilités de réseaux multisites, multi-utilisateurs. Le rendement théorique est le taux d'intérêt appliqué au solde d'un prêt en cours qui produirait le même revenu que la méthode de calcul utilisée par l'institution. Or, il est toujours possible que les mouvements de taux de change soient plus importants que prévu et, donc, que la valeur des actifs du portefeuille de crédits diminue tandis que l'institution continue de devoir rembourser le montant intégral de sa dette. Système d'information et enjeux pour l'organisation Le système d’information contribue à réduire ? Un client peut être en retard de deux échéances mais, si seulement cinq jours se sont écoulés depuis son dernier versement, la situation n'est peut-être pas aussi grave que s'il n'avait effectué aucun versement depuis 50 jours. L'institution risque d'être amenée à engager du personnel supplémentaire ou garder les employés temporaires recrutés pour effectuer le transfert des données. Le rapprochement des comptes est une opération laborieuse lorsque le système n'est pas informatisé, car force est de faire la somme des soldes des comptes des clients à partir des montants entrés dans des dossiers établis manuellement, tels que les fiches de compte. Les charges financières seront affectées à chaque programme proportionnellement à la part des fonds empruntés revenant à chacun d'entre eux. Certains pays, notamment en Amérique latine, doivent utiliser un système decomptabilité indexée qui fait apparaître sur le bilan les retraitements effectués pour l'exercice considéré ainsi que les retraitements cumulés. Les actifs à court terme recouvrent les disponibilités et les valeurs mobilières négociables, les comptes clients, les créances, et les stocks qui, pour une activité normale, auront un délai de rotation de 12 mois maximum. Cette catégorie regroupe des rapports sur les activités de crédit, tandis que la suivante porte sur la qualité du portefeuille. Pour ce faire, elle peut se fonder sur le TAUX DE RÉÉCHELONNEMENT DES PRÊTS, qui compare l'encours des crédits rééchelonnés à l'encours total. Quand ils sont pertinents, les totaux sont aussi indiqués. ? Système centré sur le client et non sur le compte (toutes les informations relatives à un client et aux comptes et emprunts de ce même client peuvent être obtenues à partir d'un seul affichage). Intérêts versés aux clients à titre de rémunération de leurs dépôts d'épargne. Livres auxiliaires (comptes à recevoir, stocks, immobilisations) ? Pour des raisons de sûreté et de sécurité, il est conseillé de fixer à un mois maximum la période de validité de l'accord de prêt. Les programmes superviseurs ne suffisent pas en euxmêmes. Il doit détailler tous les prêts pour chaque type de produit de prêt et inclure soit les prêts improductifs, soit les prêts rééchelonnés, mais non les deux à la fois, car la combinaison de ces deux types de données ne fournit aucun renseignement valable1. Grâce à l'harmonisation des règles comptables, l'informatisation d'un système de comptabilité pose peu de problèmes de conception. Un dépôt d'épargne doit-il être effectué avant que le prêt ne puisse être approuvé? Remboursements par tranches pouvant aller d'un jour à un an, ? Les catégories définies par la balance âgée des crédits devraient normalement correspondre à la périodicité des remboursements. Leurs installations sont en général davantage sous-utilisées que les autres (les nouvelles agences ne fonctionnent pas encore à pleine capacité, par exemple), et leur portefeuille est constitué, pour une plus large part, de prêts initiaux moins élevés et moins rentables5. Il est d'autant plus difficile de planifier la mise en place d'un système d'information de gestion que le secteur de l'informatique évolue rapidement, de nouvelles sociétés apparaissant sans cesse sur le marché tandis que d'autres disparaissent tout aussi rapidement. Ce chapitre présente donc une sélection des indicateurs les plus importants pour les institutions de microfinance, explique comment les calculer, et fournit certains conseils essentiels à leur interprétation. Les membres du personnel chargés des affaires courantes ont besoin d'informations sur les opérations pour s'acquitter de leurs tâches qui consistent, par exemple, à décaisser les prêts, collecter les remboursements, mettre en œuvre les programmes de formation ou régler les factures. L'analyse des ratios doit être menée avec discernement, en prenant en compte les divers facteurs susceptibles d'influer sur les ratios financiers, La nécessité de produire régulièrement des indicateurs de la qualité du portefeuille a sans doute été le moteur principal du développement de systèmes d’information de gestion performants. ? de préférence, les programmeurs initiaux. Par exemple, elle décompose le portefeuille de crédits en décaissements et remboursements mensuels, au lieu d'indiquer simplement un accroissement ou une réduction nette du portefeuille, comme le fait le rapport F1. il existe déjà un manuel de l'utilisateur bien conçu pour chacun de ces logiciels, tandis que ce n'est souvent pas le cas pour les systèmes personnalisés ou maison, les programmeurs concentrant leurs efforts sur le développement et la maintenance du logiciel plutôt que sur l'élaboration d'un bon manuel de l'utilisateur ; ? Les institutions ne peuvent bien sûr pas prévenir toutes ces éventualités, mais elles peuvent éviter de perdre trop de données en sauvegardant fréquemment leurs informations, en les stockant dans un endroit sûr et en utilisant les options du menu qui leur permettent de recréer les fichiers d'information ou de réparer les tables. Comptant largement développer ses opérations, COMPARTAMOS a choisi d'investir massivement dans son système d'information de gestion. L'objectif était de permettre au personnel de prendre des décisions en élargissant son accès à l'information et en simplifiant les procédures administratives. Le système de contrôle interne est conçu de façon à ce que la documentation et l'information concernant chaque groupe et chaque membre soient contre-vérifiées par deux ou trois personnes, dont le directeur de l'agence. Il est possible de porter les données relatives aux principaux comptes sur un graphique pour tracer les tendances mensuelles. Les institutions de microfinance continuant à bénéficier de dons et de subventions et opérant dans des contextes économiques très variés, il est en outre recommandé de retraiter les états financiers avant de calculer le RENDEMENT DE L’ACTIF selon un procédé qualifié d'analyse du rendement de l'actif retraité16. Une commission initiale est-elle perçue lorsqu'un nouveau prêt est consenti ? Elle préconisait en effet d'employer le PORTEFEUILLE À RISQUE comme indicateur, et cette recommandation a vite été largement adoptée par les institutions financières les plus solides. Elle a également amélioré son assistance technique dans ces secteurs. déclarent, pour la plupart, qu'il s'agit là de l'une des meilleures décisions qu'ils aient jamais prises. Si l'épargne est liée aux décaissements ou aux remboursements des prêts, il est possible d'estimer le montant des dépôts à partir des projections des prêts, et les retraits à partir du nombre de prêts arrivant à échéance et du taux de perte de clients. La MARGE BÉNÉFICIAIRE est le quotient du bénéfice net (ou déficit) dégagé par l'institution sur le total de ses produits. Pour cela, il mémorise les informations, les traite et les communique aux deux autres sous- systèmes auxquels il est relié. Il doit aussi préciser la période couverte. Appui fourni à distance par téléphone, télécopie et courrier électronique ; le coût de cet appui est inclus dans le prix de la licence d'utilisation du logiciel. Dans les années 80, la plupart des institutions utilisaient des indicateurs de qualité personnalisés, faisant intervenir un taux de remboursement (tel que le pourcentage des remboursements effectués le mois précédent, conformément au calendrier) ou la balance âgée du portefeuille selon le montant des arriérés (mais faute de moyens, la balance âgée du portefeuille n'était souvent déterminée qu'une fois par an). Éléments d’un système d’information de gestion. structure du capital, du respect des normes prudentielles sur l'adéquation des fonds propres et du niveau d'endettement. État récapitulatif du portefeuille à risque par agent de crédit, État récapitulatif du portefeuille à risque par agence et par produit, Agence/                                  Nombre       Encours                            Prêts à jour, CATÉGORIEC : RAPPORTS SUR LA QUALITÉ DU PORTEFEUILLE                                                                                                      29, Utilisateurs :        Directeurs d’agence, cadres de direction, Groupement :       Ensemble de l’institution. Informations nécessaires au contrôle de gestion. By using our site, you agree to our collection of information through the use of cookies. L'analyste peut tracer des schémas pendant qu'il s'entretient avec les utilisateurs, ces derniers pouvant ainsi en vérifier l'exactitude, opération qu'ils devront répéter une fois qu'un projet aura été élaboré. Le refinancement d'un prêt implique la formulation d'un nouvel accord de prêt avant que le précédent ne devienne caduc ? ? Coût élevé des modifications ultérieures, ? ? ? Si les index sont altérés ou supprimés, il devient impossible de poursuivre le tri des tables, les relations avec d'autres tables sont compromises, et le modèle conceptuel devient instable et parfois inexploitable. Informations destinées aux utilisateurs extérieurs, Caractéristiques des données et des informations aux différents niveaux d’utilisation, Source Champ couvert Niveau Horizon Actualité Précision Utilisation de détail temporel des informations, Extérieure             Varié                   Simplifié                   Futur                   Ancienne                Imprécise           De temps à autre, Interne            Circonscrit               Développé                   Passé                     Récente                   Exacte                 Fréquente, Source : Adapté de Rolland Hurtubise, Managing Information Systems : Concepts and Tools (West Harford, Conn. : Kumarian, 1984). Si celle-ci n'a pas de fonds empruntés, le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est égal à 1. Le risque d'illiquidité, c'est-à-dire le risque qu'une institution ne dispose pas des liquidités suffisantes pour honorer ses engagements, est un sujet de préoccupation important pour une institution financière bien gérée. Le directeur financier annonce que le compte bancaire de l'institution n'est plus approvisionné et qu'il faut suspendre les décaissements de prêts pendant une semaine. Par exemple, le bilan simplifié sert aussi bien aux membres du conseil d'administration qu'aux actionnaires, tandis que le rapport sur les crédits en retard par agent de crédit peut être utilisé tant par le personnel de terrain que par les directeurs d'agence.